Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi
Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuahan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.
2. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :
1) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.
2) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
3) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
4) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .
5) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien
6) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
7) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
3. Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran
Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut :
1) Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2) Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3) Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4) Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5) Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar