Masalah pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya

Masalah pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya  

 Dalam suatu organisasi kantor  berbagai problematika kearsipan sering kali muncul sehingga menimbulkan terhambatnya penyelesaian aktivitas surat menurat di lingkunagan kantor itu sendiri.

Beberapa ahli berpendapat tentang  masalah-masalh yang ada kaitannya dengan kearsipan. 

Masalah :

A. Menurut Moekijat Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan yaitu :
1. Dipergunakannya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah
2. Organisasi yang kurang baik dn perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas
3. Pegawai-pegawai yang tidak terlatih
4. Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu
5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan menghapuskan warkat-warkat
6. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
7. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (suratsurat) yang dipinjam atau pengembaliannya

B. Menurut E. Martono Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :
1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
2. Warkat ditemukan setelah lam mencari dan membongkari seluruh tumpukan data
3. Warkat setiap hari selalu bertambah
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
6. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang  terlatih

C. Menurut The Liang Gie
Masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang pada umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal sebagai berikut :
1. Tidak dapat menemkan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi
2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan
3. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi
4. Tata kerja dan pealatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modrn, seebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

Setelah mengetahui beberapa permasalahan berkaitan dengan kearsipan, tentu harus dapat mengetahui bagaiman cara memecahkan masalah kearsipan tersebut, yaitu dengan memperhatikan langkahlangkah sebagai berikut :  

Solusi :

1. Hrus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2. Perlu adanya pengaturan  prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan  dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai