Personal Komputer

11.   Personal Komputer

Model Otomatisasi Kantor

8.   Model Otomatisasi Kantor

Manfaat Otomatisasi Kantor Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya : 1) Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. 2) Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. 3) Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. 4) Pemecahan masalah kelompok/tim. 5) Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok. 6) Sebagai pelengkap bukan pengganti. 7) Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional. 8) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan. 9) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat 5. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor, dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video. 2) Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. 3) Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan 6. Pengguna Otomatisasi kantor Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu : 1) Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. 2) Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik. 3) Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. 4) Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen. 7. Tahapan Penerapan Otomatisasi Kantor Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut : 1) Tradisional, dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih terfokus pada penggunaan Word Processing 2) Transisional, dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. 3) Transformasional, dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)

  4.   Manfaat Otomatisasi Kantor

Definisi Otomatisasi Perkantoran

1.   Definisi Otomatisasi Perkantoran

Jenis-jenis Lipatan Surat

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk Resmi (Official Style)

5. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk Lekuk (Indented Style)

3. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Bentuk Lurus (Block Style)

1. Bentuk Lurus (Block Style)

Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh berikut ini.

Syarat Penulisan Surat yang Baik

Menulis surat terkadang menjadi susah-susah gampang, sulit karena kita tidak terbiasa menulis surat yang baik sesuai kaedah, dan akan menjadi mudah jika kita sudah sering menulis surat dan paham tata cara menulis surat yang baik. Silahkan melihat kumpulan aneka surat jika membutuhkan referensi tentang berbagai jenis surat.

Berikut ini akan sedikit diulas beberapa syarat penulisan surat yang baik, diantaranya sebagai berikut:

• Gaya Bahasa yang Tepat

Gaya bahasa akan berpengaruh terhadap makna isi surat. Sudah pasti antara satu surat dengan surat lainnya akan berbeda pula gaya bahasanya sesuai dengan inti surat. Surat permintaan pasti berbeda gaya bahasanya dengan surat penagihan, surat penawaran juga akan sangat berbeda dengan surat penjualan. Hendaknya dalam penulisan kalimat didalam surat tidak meninggalkan sopan santun dalam berbahasa agar memperoleh tanggapan positif dari pembaca surat.

Sebaiknya dalam menulis surat sebisa mungkin menghindari hal-hal berikut:

• Hindari kata-kata atau kalimat yang majemuk
• Perhatikan aturan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar
• Selalu menggunakan bahasa yang sopan dalam penulisan surat

surat

• Gunakan Kalimat yang Sederhana

Kalimat merupakan gabungan kata yang tersusun secara teratur, membentuk suatu pengertian sendiri. Menyusun kalimat surat tidaklah mudah. Susunan dan bentuk yang rapi, teratur, masih harus dilengkapi dengan tutur bahasa yang sepadan. Kalimat paling sesuai adalah kalimat singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan tata bahasa yang benar.

• Perhatikan Isi Surat

Isi surat hendaknya disusun berkaitan dengan keseluruhan isi surat. Pokok masalah yang akan dituangkan diatas secarik kertas hendaknya direncanakan terlebih dahulu sebelum memulai menulis surat. Lalu rangkailah dalam susunan kalimat yang berisi kata-kata yang tepat.

• Kejelasan Makna

Kejelasan makna mutlak diperlukan agar tidak terjadi multi tafsir bagi pembaca surat, untuk itu dapat dipertimbangkan hal berikut:

1. Hindari pemakaian kata yang tidak lazim, berbelit-belit, dan kalimat yang panjang.
2. Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, alinea yang teratur, ketiklah surat dengan rapi, jelas dan benar.
3. Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat dan penggunaan singkatan hanya yang bersifat umum saja.

• Pengaturan Alinea

Alinea merupakan kumpulan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk membentuk gagasan yang jelas. Kesempurnaan alinea terbentuk dari himpunan kalimat yang mengemukakan sesuatu yang lebih jelas, lebih terang, terutama berkaitan dengan tema yang akan disampaikan dalam surat. Oleh karena itu, dalam satu alinea hanya ada satu pokok persoalan, jangan lebih. Kalimat satu dengan lainnya harus saling berkaitan dalam membentuk gagasan tertentu. Kalimat yang lain merupakan kalimat penjelas, karena fungsinya sebagai pengembang alinea tersebut.

Bahasa Dalam Penulisan Surat

Surat memiliki ciri khas sendiri dalam berkomunikasi, komunikasi menggunakan surat cendrung membutuhkan penggunaan bahasa secara baik. Sebagaimana kita ketahui penggunaan bahasa yang baik diperlukan dalam menulis isi surat.

Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor

Sebelum membahas bentuk-bentuk organisasi perlu kiranya kita membahas pengertian organisasi. Organisasi dapat dirumuskan sebagai bentuk suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetap.

Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Perkantoran

Pekerjaan kantor memiliki kegiatan yang beragam, pekerjaan tersebut akan mendukung performa suatu kantor berjalan lancar.

Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Berbagai pekerjaan di perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan.

Dokumen yang Dihasilkan Pekerjaan Kantor

Bila melihat seorang pegawai perkantoran bekerja, terkadang terlintas di fikiran kita apa yang sedang mereka tulis, apa yang sedang mereka kerjakan, ataupun tulisan apa yang sedang diketik. Bila kita memiliki pertanyaan seperti tadi, kita akan mencari tahu dokumen yang dihasilkan pekerjaan kantor.

Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut;

1. Surat
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang ditujukan seseorang kepada orang lain berisi buah pikiran untuk mendapat tanggapan/respon. Secara umum keguanaan surat antara lain sebagai berikut:

1. Sebagai alat komunikasi tertulis
2. Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
3. Sebagai alat bukti tertulis yang bersifat otentik
4. Menjadi suatu nilai historis
5. Sebagai duta organisasi
6. Sebagai dasar melakukan kegiatan

Untuk membuat surat yang baik, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, agar kelak hasilnya tidak mengecewakan dan menghindari pemborosan kertas akibat berulang kali salah mencetak surat. Hal yang harus diperhatikan adalah:

1. Gunakan kertas yang baik, dan sesuaikan ukurannya dengan kebutuhan perusahaan/institusi
2. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih
3. Bahasa dibuat dengan baik, jelas, ringkas, padat, sesuai dengan struktur Ejaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
4. Gunakan Bahasa Indonesia baku

2. Laporan

Selain surat, produk lain yang dihasilkan pada pekerjaan kantor adalah laporan, laporan merupakan suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Di dalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahaan data.

Laporan berfungsi sebagai berikut:

1. Sebagai alat pertanggungjawaban
2. Alat penyampaian informasi
3. Alat pengawasan
4. Bahan penilaian
5. Bahan pengambilan keputusan

Untuk membuat suatu laporan utuh yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pegawai administrasi kantor. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat laporan antara lain sebagai berikut:

1. Jelas dan cermat
2. Mengandung kebenaran dan objektivitas
3. Lengkap
4. Tegas dan konsisten
5. Langsung mengenai sasaran
6. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
7. Disertai saran-saran
8. Tepat waktu

3. Formulir

Dokumen ketiga yang paling sering dihasilkan pada pekerjaan kantor setelah surat dan laporan adalah formulir. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Pada pembuatan formulir yang baik, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain adalah:

1. Formulir yang dibuat memiliki kegunaan yang jelas
2. Memperhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3. Standarisasi dalam pembuatan formulir
4. Informasi dibuat secara rapi, logis dan mudah digunakan
5. Dibuat ringkas dan sederhana
6. Setiap bagian yang membutuhkan penjelasan diberikan ruang kosong yang cukup
7. Judul yang tepat pada setiap formulir
8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
9. Mencantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor
10. Dirancang sebaik mungkin

4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis

Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, grafik, gambar, buku atau makalah.

5. Arsip

Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam. Arsip merupakan informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masal lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu, sehingga informasi tersebut dapat digunakan lebih baik dan lebih lama.

Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip dapat disebut kegiatan pengarsipan, jadi, dokumen-dokumen tertulis yang sudah dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan, sehingga bila diperlukan dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.

Keterampilan Mendengar Dalam Berkomunikasi

Teknik komunikasi diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh sumber informasi atau penyampai komunikasi (komunikator) saat menyampaikan suatu pesan kepada (komunikan) penerima pesan. Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang dapat mendukung keberhasilan kegiatan komunikasi sehingga tujuan yang diinginkan tersebut dapat tercapai.

Jenis-Jenis Komunikasi

Terdapat jenis-jenis komunikasi di lingkungan sekitar, berbagai jenis komunikasi meliputi komunikasi menurut lawan berbicara, komunikasi menurut jumlah, komunikasi menurut tujuannya, komunikasi langsung dan tidak langsung, dan komunikasi internal.

Komunikasi Menurut Lawan Bicara

Maksudnya adalah jenis komunikasi berdasarkan kepada pihak yang diajak berkomunikasi. Berdasarkan lawan bicara jenis komunikasinya dibagi atas:

• Komunikasi Pribadi, merupakan komunikasi antar person, misalnya dua orang yang saling berbicara, dua orang yang saling bertelepon.
• Komunikasi Umum, komunikasi umum meliputi satu orang kepada banyak orang, contohnya guru kepada siswanya, ataupun banyak orang terhadap satu orang, contohnya hakim kepada terdakwa.

Komunikasi Menurut Jumlah

Komunikasi menurut jumlah dibagi atas dua bagian yaitu sebagai berikut:

• Komunikasi Perorangan, 
• Komunikasi kelompok antar badan dengan badan atau organisasi dengan organisasi

Komunikasi Menurut Tujuannya

Komunikasi menurut tujuannya adalah komunikasi berdasarkan maksud dan tujuan melakukan komunikasi. Terdiri dari berbagai segi diantaranya sebagai berikut:

• Memberi perintah atau instruksi
• Nasehat
• Saran
• Berpidato
• Berundinl
• Musyawarah
• Pertemuan
• Wawancara
• dan lain sebagainya

Komunikasi Langsung dan Tidak Langsung

• Komunikasi langsung, adalah komunikasi yang dilakukan langsung bertatap muka tanpa melalui perantara, contohnya penjual dan pembeli di pasar yang saling berhadapan.
• Komunikasi Tidak Langsugn,  adalah komunikasi yang dilakukan melalui perantaraan media penghubung seperti telephone, surat, internet dan media lainnya.

Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan pada lingkungan organisasi/perusahaan sendiri. Komunikasi internal dapat dibagi menjadi berikut:

• Komunikasi Vertikal (tegak), komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atasan pada bawahannya, maupun sebaliknya. 
• Komunikasi Horizontal, adalah komunikasi antara pegawai dengan pegawai lainnya pada level yang sama.

Estetika Dalam Berkomunikasi

Estetika adalah salah satu cabang filsafat. Secara sederhana, estetika adalah ilmu yang membahas keindahan, bagaimana ia bisa terbentuk, dan bagaimana seseorang bisa merasakannya.

Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

Dalam melakukan hubungan komunikasi hendaknya komunikator dapat memahami apa, mengapa dan bagaimana sesuatu terjadi dengan menggunakan kecerdasan dan kepekaan.

Cara Mengatasi Hambatan Berkomunikasi

Setelah mengetahui berbagai macam faktor penghambat komunikasi maka untuk mengatasi berbagai macam hambatan tersebut dapat dilakukan hal-hal berikut ini.

Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi

Komunikasi akan berjalan lancar bila tidak terjadi berbagai kendala pada saat komunikasi berlangsung. Alangkah tidak nyamannya apabila kita sedang serius berkomunikasi tiba-tiba terhambat hanya karena hal-hal yang sepele.

Unsur-Unsur Komunikasi

Komunikasi merupakan kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh manusia, dimanapun, kapanpun, dan siapapun akan melakukan kegiatan ini, baik dikantor, disekolah, atau dimana saja setiap orang harus dapat bersosialiassi dengan lingkungannya. Salah satu cara menyesuaikan diri adalah dengan berkomunikasi, baik secara verbal maupun non verbal.

Dasar-Dasar Komunikasi Kantor

Pengertian Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain, tanpa komunikasi mustahil ada respon dari orang lain.

Angka Kecermatan Arsip

Angka Kecermatan Arsip

Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK). 

Angka pemakaian

Angka pemakaian

Bernilai tidaknya arsip di samping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian, yaitu angka persentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.

Rumus:

Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip  x 100%

                       Jumlah seluruh arsip

Retensi Arsip

 Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.

Penyusutan Arsip

Pengertian Penyusutan Arsip

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1975 kegiatan pengurangan arsip dilakukan dengan cara :

azas-azas perkantoran

prinsip-prinsip atau azas-azas perkantoran yaitu:

1. Azas mengenai jarak terpendek. 

Suatu tata ruang yang terbaik adalah suatu pengaturan ruang yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin, sehingga mencegah penghamburan tenaga maupun waktu kerja. 

2. Azas mengenai rangkaian kerja. 

Yang dimaksudkan dengan azas rangkaian kerja adalah penempatan orang maupun barang atau alat menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Azas ini merupakan kelanjutan atau kelengkapan dari azas jarak terpendek. Menurut azas ini suatu pekerjaan sebaiknya bergerak maju dan tidak bergerak mundur atau menyilang, sehingga bergeraknya pekerjaan adalah lurus, tidak menyilang atau mundur.  

3. Azas mengenai penggunaan segenap ruangan. 

Ruangan yang ada hendaknya dimanfaatkan sepenuhnya, maksudnya diharapkan tidak ada ruang yang kosong baik secara vertical maupun secara horizontal. 

4. Azas mengenai perubahan susunan tempat kerja. 

Ruangan yang baik sebaiknya adalah ruangan yang dapat diatur atau dapat dirubah setiap saat karena ada kemungkinan pemanfaatan ruangan lain-lain pada waktu-waktu tertentu, serta kemungkinan perkembangan dan perluasan di kemudian hari.